Je už to tak na světě zařízeno, že v každé organizaci musí být lidé, kteří rozhodují, a lidé, kteří musí plnit příkazy. A zpravidla také lidé, kteří kontrolují, jestli ti rozhodující svými příkazy nepřekračují mravy či jiná pravidla. To je nezbytná věc, nutné zlo, chcete-li. Bez toho, aby jedni svými příkazy ztrpčovali život druhým a třetí ho zase ztrpčovali všetečnými otázkami těm prvním, by se každá organizace buďto rovnou rozpadla, nebo by přinejmenším nedokázala plnit svou funkci a své cíle. Košile je bližší kabátu, a tak zatímco individuální cíle si (až na výjimky) každý dovede bezpečně zorganizovat sám, cíle kolektivní už vyžadují otěže, které třímá v rukou (pokud možno) schopný velitel.
Abychom zachovali transparentnost, a tím i možnost zpětné vazby, kontroly a procesu vylepšování jakožto jednoho z předpokladů naší mantry, principů 3E, je více než žádoucí, aby už vnitřní směrnice organizace jasně definovaly cestičky, po nichž se budou ubírat procesy tvorby, předávání i reflexe příkazů a rozhodnutí. Jinak řečeno, vždy by mělo být předem jednoznačně dané, kdo je oprávněný podat požadavek na tu kterou majetkovou operaci, kdo má povinnost vypracovat k požadavku podklady a kdo nese zodpovědnost za její schválení. Stejně tak je třeba mít definované procesy, kterými požadavek, podklady i rozhodnutí budou spatřovat světlo světa.
Takové základní, mohli bychom říct až banální, je pravidlo čtyř očí. To ovšem neznamená, že stačí si nasadit brýle a tvrdit, že tím je pravidlo naplněno. Nikoliv. Vždy, když se rozhoduje o majetku organizace, tedy o majetku nikoliv individuálním, měli by se na něm podílet aspoň dvě osoby. Organizace má mít dále stanoveno, kdo je kompetentní k vytváření strategie správy majetku a kdo je zodpovědný za správu jednotlivých druhů majetku, ať už je to konkrétní osoba, nebo organizační útvar. Tam, kde majetkové operace nejsou záležitostí jen jednoho zodpovědného útvaru, je třeba zajistit funkční komunikační procesy k zajištění žádoucí spolupráce.
U každého procesu je rovněž třeba mít stanovené podmínky, za kterých má či musí proběhnout, aby vůbec o dané majetkové operaci mohlo být kladně rozhodnuto. Typicky třeba podmínky pro přidělení služebního telefonu nebo vozidla, podmínky, za kterých se mohou realizovat běžné nákupy, podmínky pro realizaci oprav majetku nebo jeho vyřazení.
A protože nikdy se nedá dopředu předvídat beze zbytku všechno, organizace musí mít jasno i v tom, kdo bude kompetentní k řešení výjimečných případů.
Už to tak na světě bývá, že to, co nám připadá jako nutné zlo, ve skutečnosti vede k efektivní a řádné správě.
S pozdravem
Karel Vach
