Opakování je matka moudrosti. A proto můžeme znovu říci, že s majetkem je žádoucí nakládat účelně, hospodárně a efektivně. V oblasti veřejné správy na to přímo pamatuje zákon a velmi striktně takové nakládání vyžaduje. Takže teď se zamyslíme nad principy, které k onomu žádoucímu, respektive povinnému spravování majetku vedou.
Matkou úspěchu je bezesporu dobré strategie; otcem úspěchu je potom přesné plánování. Strategie by měla být dlouhodobá, pravidelně aktualizovaná a zohledňující rozpočtový výhled organizace; ta by také měla mít ujasněno, jaký majetek je pro ni nezbytný, co s dočasně nepotřebným majetkem, jakým způsobem jej například pronajmout či jiným způsobem využít, aby bylo dosaženo maximální efektivity. Na podkladu aktualizovaných pasportů, informací o stavu majetku, o jeho opotřebení, energetické náročnosti a dalších dokumentovaných, ergo doložitelných, parametrů může organizace zvolit nejvhodnější způsob zacházení s majetkem v souladu principů 3E. Zde se ukazuje, jak důležitá je kvalitní inventarizace. Bez přesné znalosti stavu, hodnoty a nákladnosti majetku zkrátka těžko zvolíte takový způsob zacházení s ním, který vám později nikdo nemůže omlátit o hlavu.
Podívejme se na příklad: Dejme tomu, že organizace pořídí moderní systémy řízení nákladů spotřeby energií pomocí IOT čidel. Ta umožňují průběžně regulovat vytápění místností v závislosti na jejich obsazenosti nebo dalších zvolených parametrů, stejně jako průběžné sledování nákladů na energie a vyhodnocování přijatých opatření. Pořizovací cena takových systémů není malá a mohlo by se tedy zdát, že organizace jedná nehospodárně. Avšak již ve střednědobém, neřkuli dlouhodobém, horizontu představují markantní snížení výdajů na energie, a to i se započtením pořizovacích cen, takže organizace naopak jedná hospodárně, a protože disponuje všemi patřičnými informacemi, může svůj krok kdykoliv plně obhájit.
Jiný příklad: Organizace nakupuje majetek ad hoc podle aktuální potřeby, nepořizuje žádné drahé moderní systémy. Opravy nemovitostí řeší v momentě, kdy je už nezbytné je realizovat. Nedisponuje uceleným přehledem o stavu majetku. Pak ovšem stačí jen trocha smůly a dostane se do situace, kdy musí nakupovat za aktuální a třeba právě ne příliš výhodné ceny, nebo že se nahromadí několik nečekaných případů, kdy je nutné zařizovat nákup nebo údržbu a které nebude s to zvládnout bez dodatečných výdajů. A to určitě není situace, do které by se kdokoliv toužil dostat. Natož potom vysvětlovat nadřízeným ty dodatečné položky v rozpočtu…
