I když máme evidenci jaksepatří v pořádku a patřičně udržovanou, přes veškerou snahu se záznamy a skutečný stav mohou ocitnout ve vzájemném nesouladu. To se stát může. Buďto pečlivě vedená evidence neodpovídá skutečnosti, protože zaznamenaný majetek byl mezitím jakýmsi záhadným způsobem spotřebován, anebo je prostě… inu, zmizelý, protože ho někdo jaksi zmizel. To znamená, že evidence je vedena správně, avšak problém je na straně majetku, respektive toho, že mizí nebo mění svou kvalitu nezávisle na vůli organizace. Anebo je chyba v samotné evidenci, což může nastat selháním lidského faktoru, který něco přehlédl nebo nesprávně zadal údaje do systému (pokud evidence obsahuje auditní stopy, jak jsme si popsali v článku o evidenci, bude možné snadno vypátrat, kdy a jak k ní došlo), ale může se jednat třeba také o systémové selhání.
Právě k tomu, aby takové nesoulady nenastávaly, nebo aspoň aby se na ně včas přišlo, než napáchají nějakou škodu, slouží inventarizace. Počítá s ní ostatně i zákon o účetnictví jako s jednou z povinností při správě majetku a jako s nástrojem k odhalování nežádoucích jevů, najmě zpronevěr a krádeží. Optimální inventarizace je prováděna pravidelně a především – řádně. Co to v praxi znamená? Že k ní organizace nepřistupuje jen jako k otravné povinnosti, kterou je nutné si odškrtnout, aby byl klid, nýbrž že vedení organizaci garantuje serióznost každé inventury. Znamená to dále, že inventarizace je nezávislá, tj. není prováděna osobami odpovědnými za správu majetku. Z logiky věci nedává smysl, aby jakoukoliv kontrolu prováděli titíž lidé, kteří jsou zainteresováni na tom, aby kontrola konstatovala bezchybnost a bravuru kontrolované věci.
Zároveň má být inventarizace přiměřená významu toho kterého majetku. Štítkovat v pěti lidech polštářky na kancelářské židle, zatímco milionové smlouvy se stěží přejedou pohledem – to bychom si těžko mohli nazvat řádným… Možná bychom to ani nenazývali inventura, ale nějakým latinským výrazem pro duševní nedostatečnost. A konečně je žádoucí průběh inventury dokumentovat, aby bylo možné přezkoumat případné nejasnosti.
V ideálním případě jsou to už interní směrnice organizace, které obsahují postupy, umožňující vytvoření plánu, který předem stanoví termíny a způsob provedení každé inventury. To všem dotčeným osobám nastaví přesný harmonogram a rovněž zajistí řádnost inventarizace.
